Projekt: Zefektivnění řízení na UMPRUM

Informace a doporučení v oblasti řízení UMPRUM

Základní informace o projektu

 

Od září 2017 probíhal na UMPRUM projekt podpořený z Operačního programu Výzkum, vývoj a vzdělávání, s názvem: Rozvoj efektivních principů řízení na UMPRUM, jehož cílem bylo vytvoření provázaného systému vnitřních předpisů, norem a postupů popisujících procesy a jejich řízení uvnitř naší školy. Nově vzniklé interní předpisy, normy a metodiky mají za úkol v maximální možné míře zefektivnit řízení i provoz UMPRUM s ohledem na vzrůstající administrativní zatížení veřejných vysokých škol.

První krok projektu byla nezbytná důkladná revize stávajících interních předpisů a norem. Některé předpisy byly aktualizovány, některé zrušeny a vznikla řada zcela nových předpisů a postupů, které formulují běžně aplikované, ale dosud pouze neformální, nepopsané procesy.

Jedním z hlavních výstupů pak byla Metodika pro tvorbu strategického záměru UMPRUM, jemuž předcházela SWOT analýza v základních strategických oblastech Dlouhodobého záměru 2016 – 2020, která vznikla jako nástroj pro mapování aktuálního stavu instituce a která byla projednána s akademickou obcí. Tato metodika bude sloužit při tvorbě jednoho z nejdůležitějších dokumentů školy – Strategického záměru pro vysoké školy po roky 2021 - 2030.

V rámci tohoto výstupu vznikla také řada metodických dokumentů popisující procesy sebehodnocení instituce a zajišťování kvality nejen vzdělávací činnosti. Tyto popsané postupy odrážejí současné nároky na vysokou školu nejen ze strany Ministerstva školství, ale i např. Národního akreditačního úřadu.

Dalším z klíčových výstupů bylo vytvoření nových a aktualizace řady stávajících interních předpisů, postupů a norem,  které společně tvoří provázaný systém pravidel. V řadě oblastí činnosti UMPRUM do té doby nebyly běžně aplikované postupy popsány. Zcela nové metodiky a předpisy vznikly např. v oblastech:

• Prezentace školy a externí komunikace školy;
• spolupráce s aplikační sférou, zejména postupy pro spolupráci ateliérů s průmyslem;
• pravidla projektového řízení;
• provozní řády a aktualizované BOZP předpisy pro všechny dílenské provozy;
• řada předpisů a postupů z oblasti studia;
• postupy a normy z oblasti archivace, správy majetku, IT, personální atd.

V dalších oblastech řízení byly zastaralé předpisy zaktualizovány nebo zrevidovány tak, aby odpovídaly současným postupům. Dalším cílem projektu bylo zpřístupnění aktualizovaných a nově vzniklých dokumentů všem zaměstnancům i studentům školy

 

Centrální registr předpisů

 

Veškeré platné vnitřní předpisy a normy, metodiky, formuláře a popsané postupy apod. jsou součástí nového, přehledného a uživatelsky vstřícného Centrálního registru předpisů, dostupného všem zaměstnancům a studentům školy na intranetových stránkách UMPRUM.

Samotný registr je členěný podle jednotlivých agend, usnadňuje tak vyhledávání požadovaných dokumentů. Registr je pravidelně aktualizován a doplňován. V registru také vznikla složka Archiv, kam jsou převáděny již neplatné přepisy či normy, které jsou jinak běžně na intranetových stránkách ponechávány a komplikují tak vyhledávání platných dokumentů.

Registr obsahuje jak všechny dokumenty vytvořené v rámci projektu, tak i všechny ostatní platné normy a předpisy. Všechny vložené dokumenty byly převedeny do formátu pdf. Tedy do strojově čitelné podoby, tak, aby bylo usnadněno vyhledávání v dokumentech, další dokumenty, především formuláře jsou vloženy v editovatelné formě (word, excel).

Registr je umístěný na intranetových stránkách školy, v sekci Dokumenty,

Odkaz na Centrální registr: https://www.umprum.cz/intranet/cs/centralni-registr-predpisu

 

Výsledky projektu a výzva zaměstnancům

 

Vznikem celého systému provázaných předpisů a jejich přehledným uspořádáním v Centrálním registru předpisů, se významně snížilo riziko spojené s omezenou mírou zastupitelnosti většiny klíčových vedoucích administrativních pracovníků, stejně jako eliminace duplicit v procesech řízení.

Cílem projektu bylo především formálně ukotvit platné i nově vznikající postupy a procesy uvnitř školy, zpřístupnit tyto důležité informace všem zaměstnancům i studentům školy a usnadnit akademickým pracovníkům na pozicích vedoucích kateder procesy řízení. Tím UMPRUM doufá v jasnější a snadnější komunikaci a dodržování standardu postupů v jednotlivých agendách,  a zároveň doufá ve zvýšení zájmu širší akademické obce o přípravu strategických dokumentů i v jejich větší ochotu aktivně se podílet na procesech řízení školy.

Důrazně tedy žádáme o využívání nově vzniklého systém předpisů a podílení se na jeho aktualizaci i do budoucna.

 

Jménem celého vedení UMPRUM, děkuji.

 

Ing. Jarmila Kemrová

Prorektorka pro věci studijní a pro oblast zajišťování kvality / Garant odborného týmu projektu

 

 

 

EVROPSKÁ UNIE

Evropské strukturální a investiční fondy

Operační program Výzkum, vývoj a vzdělávání